Quali solo i termini ordinari, e i relativi riferimenti normativi, da osservare per la convocazione dell’assemblea di approvazione del bilancio d’esercizio 2015 della s.p.a. o della s.r.l.? È possibile derogare a tali scadenze? In caso affermativo, quali condizioni devono essere rispettate?
Risposta
L’approvazione del bilancio, nelle s.p.a. così come nelle s.r.l., rappresenta uno dei compiti più rilevanti assegnati all’assemblea dei soci. Nel caso delle società per azioni, prive del consiglio di sorveglianza, l’art. 2364 c.c. stabilisce che il bilancio d’esercizio deve essere approvato dall’ assemblea ordinaria.
Il termine entro il quale è obbligatorio convocare l’assemblea ordinaria per l’approvazione del bilancio è dettato dall’art. 2364, co. 2, c.c., secondo cui l’assemblea dei soci deve essere convocata almeno una volta all’anno, entro il termine stabilito dallo statuto, e comunque non superiore a 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale. Questo termine riguarda esclusivamente la convocazione dell’assemblea e non quello del suo effettivo svolgimento: in altre parole, la disposizione si deve ritenere rispettata nel caso di prima convocazione dell’assemblea entro il 29 aprile 2016, che non venga regolarmente costituita, ovvero vada deserta, con l’effetto che il bilancio dell’esercizio 2015 verrà, poi, approvato in seconda convocazione e, quindi, successivamente alla scadenza del termine massimo ammesso dalla disciplina civilistica. A questo proposito, si segnala che per le s.r.l. la scadenza dettata dall’art 2364 c.c., richiamata dall’art. 2478-bis c.c., non fa riferimento alla data di convocazione dell’assemblea, ma a quella di presentazione del bilancio ai soci: è, infatti, previsto che l’approvazione del bilancio possa avvenire non soltanto in assemblea ordinaria, così come disciplinata dall’art. 2479-bis c.c., ma anche tramite consultazione scritta.
Proroga dei termini di convocazione
Lo statuto assume una rilevanza fondamentale rispetto alla scelta dei tempi di convocazione dell’assemblea ordinaria, in quanto l’art. 2364, co. 2, secondo periodo, c.c. riconosce allo stesso la possibilità di prevedere un maggior termine, comunque non superiore a 180 giorni, nel caso in cui la società sia tenuta alla redazione del bilancio consolidato, ovvero lo richiedano particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto sociale. In altre parole, lo statuto potrà stabilire:
• un termine inferiore ai 120 giorni successivi alla chiusura dell’esercizio sociale, o superiore, sino ad un massimo di 180 giorni;
• in maniera precisa e puntuale, quali siano quegli eventi che, al loro verificarsi, autorizzano gli amministratori a convocare l’assemblea oltre il termine di 120 giorni.
A parere della Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano (massima del 9 dicembre 2003, n. 15), “la clausola statutaria che consente la convocazione dell’assemblea per l’approvazione (per la s.r.l: la presentazione) del bilancio nel maggior termine, comunque non superiore a centottanta giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale, previsto dall’art. 2364 e, per rinvio, dall’art. 2478 bis, non deve necessariamente contenere l’indicazione analitica e specifica delle fattispecie che consentono il prolungamento del termine stesso“. È, pertanto, sufficiente, la circostanza che nello statuto sia presente una semplice clausola che legittimi lo slittamento dei termini al verificarsi di una delle condizioni previste dalla legge. In tal senso, anche il pensiero del Comitato Interregionale dei Consigli Notarili delle Tre Venezie (massima H.B.3.): “la previsione statutaria del maggior termine per la convocazione dell’assemblea avente all’ordine del giorno l’approvazione del bilancio ex art. 2364, ultimo comma, c.c. può anche non prevedere specificatamente le particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società che la giustificano, potendo limitarsi a fare un riferimento generico a tali esigenze che dovranno però sussistere in concreto nel caso in cui ci si voglia avvalere di tale facoltà. Gli amministratori devono, infatti, dare conto delle ragioni della dilazione nella relazione prevista dall’art. 2428 c.c.“.
Conseguentemente, si dovrebbe ritenere che lo statuto non debba indicare in modo analitico e dettagliato le possibili ipotesi che, in concreto, consentono la dilazione del termine: il contratto sociale potrà, dunque, contenere un generico, ma necessario, riferimento alle (sole) ipotesi legali, per quanto generali, dovendo poi essere gli amministratori a valutare se, nel caso specifico interessante la società, sia possibile ricondurre la fattispecie ad una delle previsioni legali che giustifica la dilazione.
Proroga dei termini e ruolo degli amministratori
La normativa attualmente in vigore permette il differimento dei termini solo in circostanze ben definite, tra le quali si annovera, come anticipato, la circostanza che la società sia tenuta anche alla redazione del bilancio consolidato: al ricorrere di tale ipotesi, gli amministratori potranno sfruttare i 180 giorni dalla fine dell’esercizio e dovranno semplicemente segnalare, nella relazione sulla gestione, le ragioni che hanno comportato lo slittamento della scadenza.
Maggiori dubbi interpretativi possono derivare, invece, dalla valutazione delle “particolari esigenze”, relative alla struttura ed all’oggetto della società, che possano autorizzare gli amministratori a prorogare la scadenza della convocazione assembleare o della presentazione del bilancio della società a responsabilità limitata. A questo proposito, si consideri che la norma – con l’utilizzo della congiunzione “ed” – sembra richiedere che i due fattori riconducibili alla struttura ed all’oggetto sociale debbano essere contemporaneamente presenti nel generare le situazioni che giustificano la dilazione. L’interpretazione letterale non sembra, tuttavia, condivisibile: si dovrebbe, invece, ritenere i due fattori tra di loro alternativi, attribuendo, quindi, alla congiunzione “ed” una funzione elencativa e non, invece, congiuntiva). In senso conforme, si veda anche il documento della Fondazione Luca Pacioli del 9 maggio 2005, n. 17, p. 5: “le particolari esigenze possono attenere alla struttura ovvero all’oggetto della società, dovendosi ritenere, nonostante la non chiara formulazione della norma, l’un caso alternativo all’altro”.
Per procedere legittimamente all’approvazione del bilancio di esercizio ricorrendo al maggior termine, la sussistenza di particolari esigenze relative alla struttura e all’oggetto della società costituisce ipotesi alternativa all’obbligo di redazione del bilancio consolidato, potendosi ben verificare situazioni, diverse da quella del gruppo societario, in cui la complessità della struttura o dell’oggetto della società rende, comunque, necessaria una dilatazione dei tempi per l’approvazione del bilancio. È ammessa la possibilità che le caratteristiche indicate dalla legge (struttura e oggetto sociale) vengano lette non congiuntamente, ma come situazioni tra loro complementari: la proroga dovrebbe ritenersi consentita in presenza di ragioni connesse, in modo stabile e non occasionale, con l’organizzazione dell’impresa e dunque con le modalità di svolgimento (struttura) dell’attività aziendale (oggetto), più che con il tipo di attività esercitata.
La Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano, nella citata massima n. 15/2003, ha osservato che “queste particolari esigenze” possono configurare situazioni sia straordinarie – con riguardo alla struttura – che ripetitive e fisiologiche con riferimento all’oggetto. Per quanto concerne quest’ultimo, è da intendersi l’attività in concreto esercitata, la cui possibile particolarità può generare difficoltà di ordine contabile: attesa la puntuale formulazione dell’art. 2364, co. 2, c.c., non può, invece, essere invocata la proroga a causa delle “incertezze normative”.
La circostanza che i fatti esterni ed occasionali non sono considerati causa valida per il rinvio del termine di approvazione del bilancio non dovrebbe, tuttavia, impedire di avvalersi di tale facoltà in situazioni di crisi eccezionali come quella attuale. La motivazione che potrebbe indurre tali società a procrastinare il termine di approvazione del bilancio fino ai 180 giorni risiede nella difficoltà di valorizzazione di alcune voci dell’attivo patrimoniale (ad esempio, le rimanenze, i crediti o gli strumenti finanziari) a causa dell’andamento fortemente negativo del mercato.
La tematica riguarda, in particolare, quelle imprese che hanno un elevato numero di crediti a rischio, e sono tenute a verificare lo stato di solvibilità del cliente anche dopo la chiusura dell’esercizio. L’analisi dei primi mesi del 2016 può essere necessaria anche per stimare correttamente il valore di realizzo delle rimanenze o le rettifiche da apportare ai ricavi del 2015 per resi o contestazioni: in tali ipotesi, si potrebbe sostenere che l’allungamento dei tempi di approvazione del bilancio, anche se derivante da fattori esogeni all’impresa, sia comunque collegato alla struttura organizzativa o all’attività della società.
A titolo esemplificativo, si riportano alcune circostanze collocabili tra le “particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società”, che potrebbero giustificare la proroga ai 180 giorni:
• la società non è tenuta alla redazione del bilancio consolidato, ma che si trova nella necessità di esaminare i bilanci delle società partecipate, al fine della corretta valutazione delle partecipazioni – secondo il metodo del patrimonio netto – esposte in bilancio, comprese quelle già iscritte, tra le immobilizzazioni finanziarie;
• la società è strutturata con diverse sedi, in Italia o all’estero, autonome sotto il profilo amministrativo e gestionale, con necessità di far convergere tutti i dati nella società che redige il bilancio;
• la società ha partecipato ad operazioni straordinarie e di ristrutturazione aziendale, come fusioni, scissioni e trasformazioni;
• la società presenta patrimoni destinati a specifici affari (artt. da 2447-bis a 2447-septies c.c.);
• la società è stata interessata da modifiche normative imponenti l’adozione di nuovi principi contabili internazionali;
• la società ha formato oggetto di modifiche od interventi profondi alla struttura organizzativa, all’organigramma societario, magari a ridosso dei termini per l’approvazione del bilancio, così come le eventuali dimissioni dell’organo amministrativo nell’imminenza del termine ordinario di convocazione dell’assemblea;
• la società ha subito rilevanti variazioni nella struttura dei sistemi informatici, soprattutto con riferimento alla contabilità, comportanti l’impiego di risorse umane ed il loro addestramento;
• la società opera nel settore edile, e necessita dell’approvazione degli stati di avanzamento lavori da parte del committente, soprattutto nel caso di cantieri situati all’estero;
• si è verificata una causa di forza maggiore, come un furto, un incendio o un evento naturale, oppure l’amministratore unico è deceduto o ha contratto una grave malattia nei giorni in cui doveva essere redatto il progetto di bilancio;
• si è dimesso il responsabile amministrativo, con conseguenti ripercussioni sul funzionamento della struttura interna;
• l’oggetto sociale è rappresentato dalla produzione di beni per il conferimento in consorzi commerciali, con l’effetto che i dati reddituali definitivi saranno conosciuti soltanto dopo l’approvazione del bilancio dell’ente consortile.
Motivazione del differimento
Le ragioni della proroga devono essere accertate dagli amministratori, e dagli stessi segnalate nella relazione sulla gestione, oppure – nel caso di redazione del bilancio d’esercizio in forma abbreviata – nella nota integrativa. A tale proposito, il Tribunale di Isernia, con la sentenza del 19 aprile 2006, n. 247, ha precisato che le particolari esigenze cui la legge fa riferimento non devono essere indicate esclusivamente nella relazione sulla gestione, dovendo, invece, risultare “facilmente riscontrabili dall’esame del bilancio da approvare”. In particolare, è ritenuto “utile commentare nella nota integrativa, ove possibile, le poste che hanno avuto una stretta relazione con la proroga dei termini”, anche nel caso della società che redige in bilancio d’esercizio in forma ordinaria. Sul punto, il citato documento n. 17/2005 della Fondazione Pacioli ha sostenuto che la mancata motivazione del rinvio della convocazione oltre il termine di 120 giorni non invalida la delibera di approvazione del bilancio, ma può incidere sulla responsabilità degli amministratori (art. 2392 c.c.).
Deve, in ogni caso, escludersi che – fatta salva la specifica previsione riguardante i soggetti tenuti alla redazione del bilancio consolidato – il rinvio dell’approvazione del bilancio possa costituire il comportamento assunto costantemente dagli amministratori.
Modalità di convocazione dell’assemblea
L’assemblea di una s.p.a. deve essere convocata nel Comune dove ha sede la società, salvo che lo statuto disponga diversamente (art. 2363 c.c.): la convocazione deve essere effettuata ad opera degli amministratori, ovvero del consiglio di gestione, a seconda del modello di governance adottato, mediante avviso contenente l’indicazione del giorno, dell’ora, del luogo dell’adunanza e dell’elenco delle materie da trattate (art. 2366, co. 1, c.c.). L’atto di convocazione deve essere pubblicato, almeno 15 giorni prima dell’adunanza, nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica, ovvero in almeno un quotidiano indicato nello statuto (art. 2366, co. 2, c.c.): tale principio è, tuttavia, derogabile dalle società che non fanno ricorso al mercato del capitale di rischio, il cui statuto può consentire la convocazione mediante avviso comunicato ai soci con mezzi che garantiscano la prova dell’avvenuto ricevimento almeno 8 giorni prima dell’assemblea (art. 2366, co. 3, c.c.).
Le modalità di convocazione dell’assemblea di una s.r.l. sono, invece, rinvenibili nello statuto: in mancanza, la convocazione deve essere effettuata mediante lettera raccomandata, inviata ai soci almeno 8 giorni prima della data prefissata (art. 2479-bis, co. 1, c.c.).
L’art. 2479-bis, co. 5, c.c. stabilisce, tuttavia, che l’assemblea dei soci di una s.r.l. può riunirsi anche in mancanza dell’avviso di convocazione, nel caso particolare della cosiddetta assemblea totalitaria e, quindi, al ricorrere delle seguenti condizioni:
• partecipa l’intero capitale sociale;
• tutti gli amministratori e i sindaci sono informati della riunione, e nessuno di loro si oppone alla trattazione dell’argomento.
Alla luce di quanto riportato nella presente, rimaniamo a completa disposizione per gli ulteriori chiarimenti ed approfondimenti che dovessero eventualmente necessitare.
Cordiali saluti.
Studio Cerato & Associati
Cassola, 7 marzo 2016
